FS SR |MM| Elektronická fakturácia prinesie podnikateľom zjednodušenie administratívnych procesov, výrazné zníženie chybovosti aj úsporu financií. Skúsenosti z krajín, ktoré tento systém už zaviedli, potvrdzujú, že spracovanie faktúr môže byť rýchlejšie o viac ako polovicu a náklady spojené s ich administráciou môžu klesnúť až o 70 %. Významné prínosy sa prejavujú aj v oblasti platobnej disciplíny.
Zavedenie elektronickej fakturácie je súčasťou európskeho balíka VAT in the Digital Age (ViDA), ktorého cieľom je modernizovať systém DPH, zjednotiť pravidlá a podporiť digitalizáciu podnikateľského prostredia v celej Európskej únii. Zároveň sa tým otvára priestor na ďalšie znižovanie administratívnej záťaže, keďže údaje z elektronických faktúr by v budúcnosti mohli nahradiť niektoré vybrané výkazy.
„Systém elektronickej fakturácie vychádza na Slovensku z osvedčeného modelu siete Peppol. Okrem modernizácie procesov a zjednodušenia podnikania pomôže obmedziť priestor pre daňové úniky a posilniť férové podnikateľské prostredie. Skúsenosti zo zahraničia ukazujú, že ide o riešenie, ktoré dokáže výrazne zefektívniť každodenné fungovanie podnikateľov, účtovníkov aj verejného sektora,“ hovorí prezident finančnej správy Jozef Kiss.
Elektronická fakturácia sa stáva celosvetovým štandardom a počet elektronicky zasielaných faktúr každoročne rastie dvojciferným tempom. Podľa správy spoločnosti Billentis sa predpokladá, že ich objem sa vo svete do roku 2035 zvýši až štvornásobne. Dôvodom sú merateľné ekonomické benefity – prechod na e-fakturáciu odstraňuje potrebu tlače, obálok, poštovného či fyzickej archivácie dokumentov a zároveň eliminuje manuálne prepisovanie údajov. Podľa medzinárodných štúdií môže jeden papierový alebo PDF doklad zaťažiť firmu sumou až 15 eur, kým náklady na štruktúrovanú elektronickú faktúru sa pohybujú len v desiatkach centov.
„Prechod na elektronickú fakturáciu by nemal byť vnímaný len ako nová legislatívna povinnosť. Analýzy jasne ukazujú, že ide o skutočný prínos pre firmy. Oceňujeme preto, že slovenský trh sa na túto zmenu pripravuje v predstihu a vznikajú bezplatné riešenia dostupné aj pre najmenších podnikateľov. Otvorenosť celého systému a prepojenie na zabehnuté medzinárodné štandardy sú správnym smerom,“ zdôraznil Peter Jakubík, zástupca spoločnosti Flowis, člen daňovo-odvodovej skupiny Slovensko.Digital.
Odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom certifikovaných digitálnych poštárov zároveň zabezpečuje overenú identitu odosielateľa aj príjemcu a poskytuje potvrdenie o odoslaní a doručení dokumentu. Firmy tak získavajú vyššiu istotu pri výmene obchodných dokumentov a znižuje sa riziko sporov o ich doručenie.
Výrazné prínosy sa prejavujú aj v oblasti platobnej disciplíny. Podľa Slovenskej asociácie finančníkov má na Slovensku približne 60 % faktúr oneskorenú splatnosť a úhrady meškajú v priemere o viac ako 40 dní. Analýzy Európskej komisie a OECD však potvrdzujú, že v krajinách, ktoré elektronickú fakturáciu zaviedli, sa čas spracovania dokladov skrátil približne o 50 až 70 %, náklady na ich administratívu klesli o 60 až 80 % a celková efektivita vedenia účtovníctva sa zvýšila o 20 až 40 %.
- Odborná analýza publikovaná spoločnosťou Thomson Reuters ukázala, že automatizácia spojená s elektronickou fakturáciou viedla k priemernému skráteniu doby obratu pohľadávok o 32 %, čo v praxi predstavuje približne 19 dní.
- Štatistiky portálu PaymentsSource uvádzajú, že kým pri papierových dokladoch je v termíne uhradených len 45 % faktúr, pri efaktúrach sa tento podiel zvyšuje až na 92 %.
- Firmy využívajúce moderné fakturačné softvéry zaznamenávajú pokles oneskorených platieb o 49 % a zníženie počtu neuhradených faktúr o 37 %.
„Pri platobnej disciplíne často nerozhoduje len ochota zaplatiť, ale aj kvalita nastavených procesov. Ak sa odstránia chyby pri prepisovaní údajov, nejasnosti pri doručovaní faktúr a zdĺhavé schvaľovanie dokumentov, firmy sa k úhrade dostanú podstatne rýchlejšie. Práve preto krajiny, ktoré elektronickú fakturáciu zaviedli skôr, zaznamenávajú efektívnejšie spracovanie dokladov aj lepší tok financií medzi obchodnými partnermi,“ dodáva na záver P. Jakubík.
Hlavné výhody elektronickej fakturácie:
- Zníženie nákladov približne o 70 %: Odpadá tlač faktúr, obálky aj poštovné.
- Zrýchlenie spracovania o viac ako 50 %: Faktúry sa odosielajú a prijímajú v štruktúrovanej forme priamo v digitálnom prostredí.
- Zrýchlenie úhrady faktúr: Vyšší podiel faktúr uhradených v lehote splatnosti a lepší prehľad o pohľadávkach a záväzkoch.
- Jednoduchšia archivácia: Faktúry sú dostupné elektronicky bez potreby fyzického uchovávania dokumentov.
- Menej administratívy: Údaje z elektronických faktúr môžu v budúcnosti zjednodušiť plnenie niektorých informačných povinností voči štátu.
- Takmer nulová chybovosť: Automatizované spracovanie minimalizuje chyby pri prepisovaní údajov.
- Výrazne rýchlejšie spracovanie účtovníctva: Väčšina dokladov sa spracúva bez potreby manuálneho zásahu.
- Vyššia bezpečnostná ochrana: Štruktúrovaný prenos údajov znižuje riziko manipulácie s faktúrami a neoprávnených zásahov.
- Vyššia transparentnosť: Digitálna evidencia dokladov znižuje priestor pre chyby, duplicity a nejasnosti v účtovníctve.
- Férové podnikateľské prostredie: Presnejšie a včasné údaje podporujú transparentný trh.
- Pripravenosť na európske štandardy: Elektronická fakturácia plne rešpektuje digitalizáciu DPH v rámci celej Európskej únie.
Viac informácií o elektronickej fakturácii je dostupných na portáli finančnej správy a na špecializovanej webovej stránke www.info-efaktura.sk. Záznamy zo všetkých webinárov sú zverejnené na portáli Akadémie finančnej správy.
Prehľad použitých zdrojov a legislatívnych analýz
- https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SK/TXT/DOC/?uri=CELEX:52022PC0701
- https://taxation-customs.ec.europa.eu/system/files/2022-12/VAT%20in%20the%20Digital%20Age_Final%20Report%20Volume%202.pdf
- https://www.europarl.europa.eu/at-your-service/en/stay-informed/research-and-analysis
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:52022SC0393
- https://europe.thomsonreuters.com/blog/what-is-an-e-invoice
- https://www.abzer.com/tired-of-late-payments-6-ways-how-e-invoices-help-you-get-faster-payments/
- https://www.banqup.com/resources/blog/what-are-the-benefits-of-electronic-invoicing-